ZTD mailem

Konečně jsem se dostal k tomu, co jsem slíbil. Popíšu ti, co je ZTD, jak se to dá použít a jak to používám já.

Zen To Done

Zen To Done (ZTD) je systém pro sebeřízení (selfmanagement) Lea Babauty, podle kterého je to o návicích a dělání, ne o systému a nástrojích. Leo Babauta zjednodušil Getting Things Done (GTD) od Davida Allena, který je o hodně komplexnější než ZTD.

Principy zavádění ZTD

Pokud je to možné, každý návyk, ze kterého se ZTD skládá, se uč a trénuj samostatně. Doporučená doba je jeden návyk za měsíc.

Víc než 2-3 nové návyky by ses neměla učit najednou, určitě doporučuju začít sesbíráním.

Návyky ZTD

Sesbírej

Vše zapiš! Ať už jde o úkoly, nápady, projekty, informace - prostě všechno dostaň z hlavy. Ideální je vybrat si jednoduchý (!), přenosný a snadno použitelný nástroj, který budeš mít pořád u sebe. Leo doporučuje notýsek, obecně se tomu říká schránka. Později vše ze schránky přesuneš do seznamu úkolů (TODO list).

Roztřiď

Dělej rychlá rozhodnutí, co s položkami ve schránce - nenechávej je tam! Položky ze schránky je třeba roztřídit alespoň jednou denně. Postupuj shora dolů takhle:

1. pokud je čas řešení menší než 2 minuty -> udělej to
2. pokud je to hloupost -> zahoď to
3. pokud je to možné -> deleguj to
4. pokud jde o konkrétní datum/čas -> zapiš to do kalendáře
5. jinak to zapiš do seznamu úkolů

Na konci fáze třídění musíš mít schránku prázdnou! Vážně! To je fakt důležité!

Plánuj

Nastav si nejdůležitější úkoly na den/týden. Každý týden projdi základní kameny - zásadní věci, kterých chceš tenhle týden dosáhnout - a naplánuj je jako první. Na každý den si naplánuj 1-3 nejdůležitější úkoly. Nejdůležitější úkoly dne splň jako první - ideálně na začátku dne - ať je jisté, že je vážně splníš.

Seznam základních kamenů měj krátký, obsahuje opravdu jen to nejdůležitější. Nezapomínej si nechat čas na maličkosti a ostatní úkoly. Základní kameny plánuj do kalendáře, ať je jasné, že na ně máš vyhrazený čas. Buď hrdá na každý dokončený úkol!

Udělej

Dělej v jednom okamžiku jednu věc bez rozptýlení pozornosti! To je jeden z nejdůležitějších návyků. Nejdřív eliminuj všechny rušivé faktory - všechno vypni (zvuk na mobilu, maily, Facebook a tak), schoď ze stolu, dej si sluchátka, zavři dveře - ať je jisté, že tě nikdo nevyruší! Když tě něco napadne, zapiš si to (sesbírání) a pokračuj v práci. Tenhle čas patří jednomu úkolu. Můžeš si nastavit časovač.

Jednoduchý a důvěryhodný systém

Jednoduché seznamy, denní kontrola. Máš různé projekty - to je základ pro kontexty. Kontext můžeš brát jako samostatný seznam úkolů. Nemá smysl zkoušet pořád nové nástroje, nemá smysl učit se nic komplikovaného - v jednoduchosti je síla, takže seznam je jen seznam úkolů, nic víc. Určitě nezapomeň na kontext Možná, kam budeš dávat svoje nápady. Někdo má vedle projektů i kontexty Čekám na, Zavolat a tak. S počtem kontextů to ale nepřeháněj.

Uspořádej

Všechno má své místo. Všechno, co máš řešit, je nejdřív ve schránce. Odtud to přesuň, kam to patří. Přesouvání do správného kontextu neodkládej.

Hodnoť

Každý týden zhodnoť svůj systém a cíle! Každý týden projdi svoje roční cíle - jak ses k nim přiblížila? Co naplánuješ na další týden? Každý měsíc si dej chvilku na měsíční zhodnocení a každý rok zhodnoť svoje roční a životní cíle. O trochu méně důležité je hodnocení systému - není moc komplikovaný? Jde zjednodušit? Má vše své místo?

Zjednoduš

Omezuj své cíle a úkoly na ty nejdůležitější. Projdi seznamy úkolů a zjisti, jestli nejdou zjednodušit. Ujisti se, že projekty a úkoly odpovídají tvým ročním a životním cílům. Tohle dělej denně, ale rychle a v malém rozsahu. Pomůže to vyfiltrovat blbosti.

Rutiny

Vytvoř si a udržuj rutiny. Dělej pravidelně stejné věci, obzvlášť ty nudné. Nejhorší je začít, ale vytvoření rutin v konečném důsledku usnadňuje a urychluje práci.

Najdi svou vášeň

Hledej práci, ze které budeš nadšená! Tohle komentář nepotřebuje.

Papír a tužka

Snažím se, aby byl systém co nejjednodušší. Bez čeho se neobejdeš? Určitě kalendář. Bude v něm i pár volných stránek pro schránku (sesbírání), ale ty brzo dojdou, takže notýsek. Ten nezapomeň mít vždycky u sebe, ať se děje, co se děje. Nebo můžeš zkusit hipster PDA - jednoduše kartičky spojené svorkou. Jejich výhoda je, že si jich můžeš vzít, kolik chceš, udělat si vlastní vzor pro kalendář, mít barevné kontexty. A nebo kombinace obou.

Ještě ke schránkám - můžeš jich mít víc. Nemusí to být jen notýsek, ale třeba i pošta, krabice na stole nebo přihrádka v kuchyňce. Moc to ale nepřeháněj, u schránek platí čím míň, tím líp. Když pak třídíš, bereš jednu schránku po druhé od shora dolů.

Kontexty nemusíš mít pořád u sebe, hlavně když jde o rozsáhlejší projekty. Měla bys je mít u sebe když třídíš, abys mohla správně zařadit úkoly. A samozřejmě když na projektu (v kontextu) pracuješ.

No a kalendář. To záleží. Můžeš ho mít pořád u sebe, ale ty bývají malé a nevím, jestli se ti tam vše vejde. Velký zase nebudeš tahat pořád s sebou, že jo.

Takže co je základ? Schránka, kontexty, kalendář. Notýsek, desky a diář.

Nebo mail

Já chtěl véčko a kartičky, vypadá to cool. Jenže v kapse mám spíš smartfoun než notýsek a naučil jsem se zálohovat. Všechno. Kromě toho, ať chci nebo ne, největší část mojí komunikace je přes maily - moje hlavní schránka. A protože je výhodné mít co nejmenší počet schránek...

Schránka

Posílám si maily. Když mi přijde mail ode mě, automaticky se označí jako přečtený, ale zůstane v příchozí poště. To aby mě to nerušilo. Dřív se mi maily stahovaly automaticky, teď je kontroluju ručně a tak mě nerozptylují. V adresáři mám kontakt @TDL - @ aby byl na začátku a TDL jako TODO List. Na počítači používám skript -- do příkazové řádky napíšu tdl nějaký úkol a tak se mi pošle mail.

Kontext

V mailové schránce mám kromě Doručená pošta a podobných další tři adresáře: @ -- adresáře aktuálních projektů, Projekty -- neaktivní projekty a zz_nepoužité -- archivní projekty a tak. Adresář Možná mám v @. V počítači mám adresáře pojmenované po projektech a v nich mám soubory, které se nevešly do mailu.

Kalendář

Používám ten od Googlu. Až budu mít čas, nastavím si vlastní ownCloud, abych svoje data nesdílel s reklamní firmou. Ale na to potřebuju čas.

Výhody

• Maily jsou na serveru, mám k nim přístup z notebooku, mobilu a každého zařízení, které je připojené k Internetu.
• Všechno mám zálohované. Když ztratím mobil, do nového jen zadám svoje údaje a pustím synchronizaci.
• Data v počítači jsou kompaktnější než spousta papíru.
• Kalendář mi umí připomenout, na co jsem zapomněl.
• Z mailu můžu přímo vytvořit záznam do kalendáře - to používám často.
• Protože mail používám tak jako tak, nemám další schránku na věci, co mě napadnou.

ZTD návyky

A jak moje návyky vypadají?

• Sesbírej - Pošlu mail na @TDL kontakt.
• Roztřiď - Doručenou poštu mám seřazenou od nejstarší, postupuju shora. Do kalendáře uložím jedním tlačítkem, do kontextu mail přetáhnu.
• Plánuj - Plánuju do kalendáře.
• Udělej - Na počítači (i v prohlížeči) mám jen to, co souvisí s úkolem. Na mobilu vypnu zvuk a otočím displejem dolů. Když je hluk, nasadím sluchátka.
• Jednoduchý a důvěryhodný systém - Občas přemýšlím nad tím, jak snížit počet kontextů. Proto jsem si třeba udělal @ pro aktivní a Projekty pro neaktivní - @ používám denně, Projekty občas.
• Uspořádej - Občas nějaký kontext chybí. Třeba pro nákupní seznam mail nepoužívám, protože nenakupuju tak často. Až se to změní, tak kontext přidám. Pro maličkosti mám kontext Maličkosti a snažím se vybudovat si návyk řešit maličkosti hoďku každý večer.
• Hodnoť - Projdu svoje kontexty a kouknu, jak jsem na tom. Roční plány mám zatím na jedné áčtyřce.
• Zjednoduš - Snažím se o to pořád, filtrovat blbosti. Když si nejsem jistý, pošlu si mail a zamyslím se nad tím později.
• Rutiny - Moje první vybudovaná rutina je čištění zubů. Druhá třídění a další mytí nádobí hned po jídle. Všechny tyhle činnosti jsou otravné, rutina je dělá zkousnutelné a určitě zjednodušují život.
• Najdi svou vášeň - Tohle je snad celoživotní úkol.

Co z toho plyne?

Úplně nejdůležitější je, aby ti systém seděl - máš ho přece používat ráda. Každý jsme jiný. Pro mě je nepředstavitelné úkoly z mailu přepisovat na papír, někdo je spokojený, když může úkol škrtnout. Chce to promyslet pro a proti, systém malinko upravit a pak ho začít používat. Nezkoušej ale pořád něco nového, je to ztráta času. Spíš svůj systém postupně zjednodušuj.

Slovníček

• Seznam úkolů (TODO list) - místo, kde je na jednotlivých řádcích napsáno, co je potřeba udělat.
• Kontext - čeho můžeš právě teď dosáhnout na základě toho, kde jsi a jaké máš k dispozici nástroje.